BKAY süreci için bir organizasyon örneği; "Scheldt Halicinin Sürdürülebilir Kalkınması: Scheldt Halici için uzun vadeli bütünleşik bir vizyon oluşturma" projesinde kullanılmıştır.

Giriş
Scheldt Halici; Hollanda ile Belçika'nın arasındaki hudut üzerinde bulunur. Dört büyük limanı ile ekonomik açıdan önemli bir noktadır. Kuzey Denizindeki bu Haliçte, değerli habitatlar bulunmakta olup, bunlar tamamıyla gel-git olayının etkisine maruzdur.

Scheldt Halici politika planlamasını kolaylaştırmak için ilgili grupların talep ve ihtiyaçlarını birleştirmek amacıyla; Hollanda'nın ve Flaman eşdeğeri olan Ulaştırma, Bayındırlık ve Su Yönetim Bakanlıkları, 2030 yılı Halicinde 'bütünleşik bir vizyon' geliştirilmesi için karar vermişlerdir. Bu vizyon, her 2 ülkedeki politikacılar için bir rehber olacaktır. Bir haliç ölçeğinde vizyon geliştirilmesi, kısmen yeni bir planlama yaklaşımıdır. Bu vizyon, şimdiki ve yakın gelecekteki ortak anlayışın özenle yaratılması yoluyla, 2 yıldan daha fazla bir sürede geliştirilmiş olmaktadır.
Bu vizyon; Haliç ve kullanıcıları için en önemli 3 unsur olan 'ulaşım', 'güvenlik' ve 'çevre'nin temsil edilmesiyle, iki taraflı memurlar ekibince yapılandırılmıştır. Bu zamana kadarki en önemli sonuç; çalışmaya dahil olan grupların, vizyon üzerinde beraberce yapıcı bir şekilde çalışarak, bu vizyonu gelecekteki politika planlaması için ortak bir temel haline getirmeleridir.

Katılım ve kurumsal düzenlemeler: vizyon için geniş bir tabanın oluşturulması
Vizyonun gelişiminde ilgili grupların katılımı çok önemli görülmektedir. İlgili grup temsilcilerinin katkılarını optimizm etmek için, katılım ve kurumsal düzenlemeler özenle tasarlanmıştır. Bu tasarım, proje organizasyonuna da yansıtılmıştır.

Proje organizasyonu; öncelikle Belçika ve Hollanda'nın uygun yönetim örgütleri arasında vizyon için bir temel oluşturmayı amaçlamıştır. İlaveten, yerel ve ulusal yönetimden temsilciler ile diğer ilgili grupların açık bir iletişiminin olması gereklidir. Bu nedenle, vizyonun gelişimi için 4 esas kademe içinde katılımın ayrılmasına karar verilmiştir:

Her kademe (seviye) içindeki işbirliği, bir danışman tarafından sağlanmaktadır. Çalışma gruplarına, memurlar başkanlık etmektedir. Kademeler arasındaki iletişim; düzenli bilgi değişimi yoluyla temin edilmektedir.

Detaylı bir iş planlamasında, dahil olan tüm grupların katkıları ve faaliyetleri anlatılmaktadır. Vizyon sürecinin kabulü, geçici raporların iki taraflı Scheldt Teknik Komisyonu (Technical Scheldt Commission: TSC) tarafından onaylanması ile temin edilmektedir. Bu Komisyon; iki ülkede Scheldt konuları ile ilgilenen idarelerdeki yüksek memurlardan teşkil edilmiş olup, Scheldt'in teknik yönetimi üzerine tavsiyeler sunar. Bu Komisyon; Hollanda ve Belçika'daki ilgili Bakanlıklarca vizyonun geliştirilmesi için sorumlu tutulur.

Ön-vizyon (geçici) raporları, TSE'ye tavsiyelerde bulunan ve çalışma gruplarında yer alan uzman personel tarafından hazırlanır. Uluslararası bilim adamları ve iletişim uzmanları, çalışma gruplarına destek sağlar. Geçici raporlar, onay öncesinde yüksek memurlardan oluşan iki taraflı yönetim grubunda tartışılıp, yerel idare ve diğer ilgili gruplar ile paylaşılır. Scheldt Halici için, danışma gereği duyulan ilgili gruplar olarak; her iki ülkede bölgesel ve yerel idareyi temsil eden Bati Scheldt İdari Danışmanlığı (Governmental Confer Western Scheldt: BOWS) ve Flaman Bütünleşik Su Komitesi (Flemish Integral Water Committee: VIWC) yer almaktadır. Şekil 2.3'de; proje organizasyonu ve sorumluluklar gösterilmektedir.